Цифровізація процесу дипломування на кафедрі програмних засобів НУ «Запорізька політехніка» на основі хмарних технологій електронних комунікацій
Через запровадження карантину в університеті та з метою протидії поширенню коронавірусу шляхом зменшення фізичних контактів студентів і викладачів на кафедрі програмних засобів в експериментальному режимі на період карантину з можливим подальшим використанням запроваджено цифровізацію процесу дипломування шляхом використання безкоштовних хмарних Інтернет-сервісів.
Файл на хмарному Ґуґл-диску з відомостями про виконання етапів дипломування (підписання та прийому документів) є публічно доступним для читання, але його редагування дозволяється тільки відповідним учасникам процесу та тільки тих комірок, які їм призначені.
Учасники процесу дипломування (студенти-дипломники, керівники, секретарі екзаменаційних комісій (ЕК)-нормоконтролери, рецензенти, відповідальна за перевірку на плагіат та репозиторій кафедри) керуються таким порядком дій.
1. Студент виконує пояснювальну записку, яку в остаточному вигляді з усіма додатками (doc файл, що редагується, та ідентичний йому pdf файл) надсилає електронною поштою призначеному керівнику. Титульний аркуш та аркуш завдання можуть бути в електронному виді подані без підписів. Підписи проставляються на паперовій версії.
2. Керівник, за наявності зауважень, повертає студенту роботу на доопрацювання. За відсутності зауважень, керівник робить відмітку про це шляхом проставлення у рядку з прізвищем студента дати підписання у спеціально виділеному стовпці у файлі з відомостями про виконання етапів дипломування на хмарному Ґуґл-диску (відповідні комірки є доступними для редагування тільки відповідним керівникам) та надсилає зі своєї адреси електронної пошти пояснювальну записку та скан (або фото) підписаного відгуку керівника нормоконтролеру – секретарю відповідної ЕК та студенту.
3. Секретар відповідної ЕК-нормоконтролер, за наявності зауважень, надсилає листа електронною поштою студенту та керівнику з описом зауважень або призначенням студенту дати, часу і засобу комунікації для голосової розмови, після чого студент доопрацьовує матеріали роботи, повторюючи п.1-п.2. У разі відсутності зауважень (згоди підписати пояснювальну записку), нормоконтролер робить відмітку про це шляхом проставлення дати підписання у рядку з прізвищем студента у спеціально виділеному стовпці у файлі з відомостями про виконання етапів дипломування на хмарному Ґуґл-диску (відповідні комірки є доступними для редагування тільки відповідним нормоконтролерам).
4. Студент подає електронною поштою роботу призначеному рецензенту та отримує від нього скан (або фото) підписаної рецензії.
5. Студент, роботу якого прийнято керівником і секретарем відповідного ЕК-нормоконтролером та на яку отримано рецензію, заповнює реєстраційну Ґуґл-форму на хмарному Ґуґл-диску, через яку завантажує остаточні doc та pdf версії пояснювальної записки (з додатками), а також супровідну документацію (скан або фото підписаної декларації про академічну доброчесність, скан або фото підписаної заяви на прийом пояснювальної записки до репозиторію, електронну версію doc-файлу метаданих пояснювальної записки для здачі до репозиторію, скани або фото відгуку керівника та рецензії рецензента), а також відповідає на питання анкети з опитування випускників.
6. Відповідальна за перевірку на плагіат та ведення репозиторію перевіряє документи п. 5. У разі їхньої невідповідності, відповідальна за перевірку на плагіат та репозиторій надсилає повідомлення електронною поштою студенту / керівнику. У разі, якщо усі документи по п. 5 наявні та відповідають вимогам, то відповідальна за перевірку на плагіат та репозиторій робить відмітку про це шляхом проставлення дати прийому документів у рядку з прізвищем студента у спеціально виділеному стовпці у файлі з відомостями про виконання етапів дипломування на хмарному Ґуґл-диску (відповідні комірки мають є доступними для редагування тільки відповідальній за репозиторій).
7. Завідувач кафедри програмних засобів перевіряє відсутність академічних заборгованостей у студента та комплектність і відповідність вимогам документів п. 5. У разі відсутності академічних заборгованостей та коректності документів, завідувач кафедри програмних засобів умовно допускає студента до захисту, про що робить відмітку шляхом проставлення дати допуску у рядку з прізвищем студента у спеціально виділеному стовпці у файлі з відомостями про виконання етапів дипломування на хмарному Ґуґл-диску (відповідні комірки є доступними для редагування тільки завідувачу кафедри). У разі наявних зауважень, завідувач кафедри повідомляє про це студента та/або інших учасників процесу дипломування електронною поштою.
8. Після завершення карантину студент подає секретарю відповідної ЕК повний комплект усіх документів (включаючи бланк перевірки на плагіат), роздрукованих на паперовому носії, та підписаних ним, керівником, нормоконтролером, рецензентом там, де це передбачено відповідним документом. Також студент отримує в деканаті подання, підписує його у керівника та подає на підпис завідувачу кафедри програмних засобів.
9. До захисту (фізичного) допускаються тільки ті студенти, що виконали п.1-п.8.
Поточні повідомлення щодо процесу дипломування публікуються в Телеграм-каналі кафедри програмних засобів: https
Використання такого порядку взаємодії учасників процесу дипломування дозволяє виключити фізичні контакти між викладачами і студентами на період карантину, значно пришвидшити процес дипломування, економити час, впорядкувати та раціоналізувати взаємодію учасників процесу, зробити процес дипломування публічно видимим та зменшити завантаження нормоконтролерів й відповідальної за репозиторій, підвищити контролеспроможність процесу дипломування тощо.
Завідувач кафедри програмних засобів
С.О. Субботін
